СЭД или система электронного документооборота – это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений.
Основные задачи системы электронного документооборота
• Весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системы, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов.
• Корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе.
• Документы регистрируются
однократно. Система позволяет хранить разные редакции документов.
• Исключается возможность дублирования документов.
• СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и
исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически
запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать
и контролировать исполнение документа. Например, можно ограничить время
на исполнение документа, обозначить его срочность.
• Поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.
Дополнительные возможности СЭД
• Автоматизация документооборота позволяет создать систему отчетов по реквизитам или статусам документов.
• Внедрение системы электронного документооборота позволяет
организовать систему быстрого поиска документов. Обладая минимальной
информацией, сотрудники компании, могут в считанные минуты находить
нужные документы.
• Автоматизация позволяет разграничить права
пользователей, тем самым защищая данные от возможных некорректных
изменений. Кроме того, автоматизированные системы корпоративного
документооборота отслеживают изменения документов.
• Поддерживается
обмен данными и интегрируются с другими учетными системами.
• Интеграция с
электронной почтой, каждый документ, полученный по электронной
почте, также регистрируется в программе.
Какой эффект получит предприятие в результате автоматизации?
Главный эффект автоматизации – это сокращение времени на обработку документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным. Так как все сотрудники (включая удаленные подразделения) будут работать в одной информационной базе, а передача документов займет считанные секунды.
Внедрение СЭД, как правило, приводит к качественно новым изменениям на уровне исполнения управленческих решений. За обработку каждого документа назначен ответственный сотрудник, назначено время сдачи работы. Все эти процессы позволяют повысить прозрачность выполнения задач, возрастает производительность труда.
Окупаются ли системы электронного документооборота?
Чем крупнее компания, тем больше объем входящих документов. Несвоевременная обработка важного входящего документа может повлечь за собой потерю клиента или другие последствия. Достаточно оценить возможные затраты на восстановление утерянных данных. Как правило, системы электронного документооборота окупаются за счет улучшения системы контроля и управление персоналом, за счет чего увеличивает эффективность работы сотрудников.
Внедрение корпоративной системы документооборота
Как и внедрение любых других систем автоматизации, внедрение СЭД может вызвать противодействие со стороны сотрудников компании. Чем может быть вызвано такое противодействие? Сотрудники привыкли работать по-старому, и переходить на новую систему – это стресс, который можно преодолеть разъяснением того эффекта автоматизации, который получат непосредственно сами сотрудники (будет легче обрабатывать документы, находить и регистрировать данные). Кроме того, противодействие вызвано тем, что автоматизация позволяет вести учет рабочего времени, контролировать, чем занимаются подчиненные. Начинать внедрение необходимо с выяснения четкой цели, результатов, которых руководство хочет добиться. Постепенное внедрение сокращает противодействие сотрудников.
Выбор программы для автоматизации документооборота
Из большого списка программ для автоматизации необходимо выбрать наиболее подходящее решение. Программы 1С– это оптимальные решения для автоматизации, стандарт качества сочетается с оптимальной ценой. Программа
1С Документооборот – это система СЭД. Программа является усовершенствованным приемников решения 1С Архив и позволяет автоматизировать все бизнес-процессы обработки корпоративного документооборота. Внедрение программы 1С Документооборот – наиболее экономичный вариант для тех компаний, которые уже работают в 1С 8, так как не возникает необходимости приобретения дополнительных лицензий для увеличения количества автоматизированных мест.
